Řízení dodavatelů s EA fokusem

Pilíř: Provoz · Oddíl: Organizační obrana

Dodavatelé nedodávají jen zboží a služby. Poradenské firmy dodávají analýzy, podle nichž se rozhoduje; dodavatelé softwaru určují, jaká data organizace vidí; agentury dodávají obraz organizace navenek; výrobci léčiv a pomůcek dodávají lékařům informace o svých produktech. Když se vztah s dodavatelem stane neprůhledným a nezaměnitelným, získá dodavatel nad organizací vliv, který nikdo neschválil, a s ním i vliv na to, co organizace považuje za pravdivé. Teorie závislosti na zdrojích chápe takový vliv jako přirozený důsledek toho, že organizace potřebuje zdroj, který ovládá někdo jiný (Pfeffer a Salancik, 1978). Kapitola popisuje řízení dodavatelů z tohoto pohledu.

Pojem a výzkumná východiska

Pfeffer a Salancik (1978) ukázali, že organizace nejsou autonomní: jejich jednání je omezeno těmi, na jejichž zdrojích závisejí, a moc dodavatele roste s tím, jak je zdroj kritický a jak obtížně ho lze nahradit. Williamson (1985) k tomu přidal pojem specifičnosti aktiv: čím více investic je vázáno na konkrétní vztah, tím obtížněji z něj lze odejít a tím silnější je pokušení protistrany tuto situaci využít. Tento stav se běžně označuje jako uzamčení (lock-in).

Druhou linií je teorie zachycení. Stigler (1971) popsal, jak regulované odvětví postupně získá vliv nad regulátorem, který ho má kontrolovat, a Carpenter a Moss (2014) tento pojem rozšířili a zpřesnili, včetně jeho měkčích, kulturních a kognitivních podob. Přenesení pojmu zachycení z regulace na vztah organizace s dodavatelem je interpretací Kompendia: dodavatel, který dodává i informace, podle nichž je hodnocen, se dostává do pozice obdobné zachycenému regulátorovi.

Riziko v daném prostředí

Ve firmě se riziko projevuje jako „rodinný“ vztah s dodavatelem trvající desetiletí, bez nových výběrových řízení a s neformálními výhodami pro rozhodovatele. U poradců jde o objednávání analýz, jejichž závěr je předem dán, aby legitimizovaly rozhodnutí; Nickerson (1998) popisuje konfirmační zkreslení jako sklon hledat a vážit důkazy tak, aby potvrdily již přijatý závěr, a zadání analýzy může tento sklon institucionalizovat.

Ve veřejném sektoru platí zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, s povinnostmi transparentnosti a předcházení střetu zájmů, a zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv, který zveřejnění smluv podmiňuje jejich účinnost; riziko leží v přípravě zadávacích podmínek šitých na míru. V nemocnici jde o vztahy s výrobci, ve škole o dodavatele vzdělávacích materiálů a programů, které mohou nést vlastní agendu (srov. zachycení kurikula), na univerzitě o průmyslové financování výzkumu a v médiích o PR agentury a dodavatele obsahu. Obecným vzorem jsou narativní útoky přes dodavatelský řetězec; v oblasti kybernetické bezpečnosti řadí směrnice (EU) 2022/2555 (NIS2) bezpečnost dodavatelského řetězce mezi povinná opatření a odpovídající praxi řízení rizik popisuje National Institute of Standards and Technology (2022).

Strukturální zranitelnosti

První zranitelností je stejný dodavatel mnoho let bez srovnání s trhem a druhou výběr, který řídí jedna osoba nebo stále stejná komise. Dlouhý vztah sám o sobě problémem není, ale bez srovnání organizace ztrácí informaci, podle níž by poznala, že vztah přestal být výhodný (Williamson, 1985).

Třetí zranitelností je podíl dodavatele na přípravě zadání, podle něhož je pak vybírán. Zachycení podle Carpentera a Mosse se zde projevuje nejčistěji: ten, kdo má být hodnocen, spoluurčuje kritéria hodnocení (Carpenter a Moss, 2014). Čtvrtou zranitelností je, že organizace nemá vlastní kapacitu ověřit, co dodavatel tvrdí; technologická nebo znalostní závislost je přesně tou kritičností zdroje, kterou popsali Pfeffer a Salancik (1978).

Pátou zranitelností jsou dary, pohoštění, cesty a neformální vztahy rozhodovatelů s dodavatelem. Cialdini (1984) popsal reciprocitu jako silný mechanismus vlivu, který působí i u malých laskavostí, a Dana a Loewenstein (2003) shrnuli výzkum, podle něhož i drobné dary ovlivňují úsudek lékařů, přičemž obdarovaní tento vliv u sebe obvykle nevnímají.

Ochranné struktury

Pro výběr dodavatelů nad stanovený limit platí pravidlo čtyř očí a oddělení toho, kdo zadání připravuje, kdo vybírá a kdo přebírá plnění (viz oddělení povinností). Členové výběrových komisí se v pravidelném intervalu střídají a u každého výběru podávají prohlášení o střetu zájmů podle politiky střetu zájmů. Moore a Loewenstein (2004) ukazují, že vlastní zájem ovlivňuje úsudek automaticky a nevědomě, kdežto profesní povinnosti vyžadují vědomé úsilí; procedurální oddělení rolí proto chrání i poctivé rozhodovatele před vlastním zkreslením.

U kritických služeb má organizace více dodavatelů nebo plán přechodu, aby nebyla zajatcem jednoho vztahu, a dodavatele hodnotí podle plnění, ceny a chování, tedy transparentnosti a dodržování pravidel. Plán přechodu snižuje specifičnost vztahu a s ní i prostor pro využití uzamčení (Williamson, 1985).

U poradců a analytických služeb se zadání odděluje od očekávaného závěru a existuje možnost nezávislé oponentury. Analýza, jejíž otázka je položena otevřeně a jejíž závěry posoudí někdo, kdo na nich nemá zájem, je méně náchylná k potvrzování předem přijatého názoru (Nickerson, 1998).

Role a odpovědnosti

Nákupní útvar řídí proces výběru a evidenci. Věcný útvar definuje potřebu, ale nesmí sám vybírat a přebírat. Compliance prověřuje střet zájmů a rizikové vazby, interní audit testuje vzorky zakázek a vedení odpovídá za to, že na dodavatelích nevzniká nekontrolovaná závislost. Každý pracovník, který s dodavatelem jedná, odpovídá za dodržování pravidel o darech a pohoštění. Toto rozdělení vychází z myšlenky, že závislost je strategickým rizikem, které musí vlastnit vedení, a ne jen nákupní otázkou (Pfeffer a Salancik, 1978).

Politiky a postupy

Nákupní směrnice stanoví limity, počet nabídek a postup výběru. Registr dodavatelů vede historii zakázek, hodnocení a vazby. Pravidla pro dary, pohoštění a sponzoring ze strany dodavatelů vycházejí z poznatku, že vliv reciprocity nezávisí na hodnotě daru (Dana a Loewenstein, 2003); ve zdravotnictví navíc reklamu na léčivé přípravky vůči odborníkům, včetně poskytování darů, omezuje zákon č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy.

U dlouhodobých smluv se pravidelně provádí tržní srovnání a u kritických dodavatelů existuje plán přechodu. Dodavatelé a jejich skuteční majitelé se prověřují, k čemuž slouží evidence podle zákona č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů; postup navazuje na prověřování kontraktorů.

Vzdělávání a trénink

Pracovníci, kteří jednají s dodavateli, se učí rozpoznat budování vztahové závislosti: postupné poskytování výhod, osobní pozornost, „pomoc“ s přípravou zadání a vytváření dojmu, že bez dodavatele to nejde. Cílem je rozpoznání vzorce, který Cialdini (1984) popsal jako využití reciprocity a závazku, nikoli jeho napodobení.

Analytici a vedoucí se učí kriticky číst zakázkové analýzy: kdo je objednal, zda byly zadány s otevřenou otázkou a kdo z nich má prospěch. Vhodným rámcem je due diligence a prevence konfirmačního zkreslení; Cain, Loewenstein a Moore (2005) ukázali, že pouhé zveřejnění střetu zájmů zkreslení neodstraňuje a může ho i prohloubit, a trénink se proto nemá spoléhat jen na prohlášení.

Řešení incidentu

Při podezření na zachycení vztahu s dodavatelem, například při opakovaném vítězství, přizpůsobeném zadání nebo výhodách pro rozhodovatele, se zajistí dokumentace zakázek, komunikace a hodnocení. Prověří se vazby rozhodovatelů na dodavatele z veřejných i interních zdrojů a dotčené osoby se vyloučí z dalšího rozhodování o dodavateli. Posoudí se, zda jde o porušení předpisů, nebo o trestný čin podle zákona č. 40/2009 Sb., trestního zákoníku, a podle toho se postupuje; je-li vztah neudržitelný, připraví se přechod k jinému dodavateli.

Anonymizovaný kompozitní příklad: nemocnice deset let nakupovala zdravotnický materiál od jednoho dodavatele. Výběrová řízení vyhrával díky technickým podmínkám, které připravoval vedoucí oddělení, jenž přednášel na akcích dodavatele. Nová nákupní směrnice oddělila přípravu podmínek od výběru a zavedla prohlášení o vazbách; další řízení vyhrál jiný dodavatel s nižší cenou. Příklad ilustruje, jak oddělení rolí přerušuje zachycení kritérií (Carpenter a Moss, 2014).

Ochrana dotčené osoby

Pracovník, který upozorní na neprůhledný vztah s dodavatelem, často upozorňuje na vlivného kolegu. Zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ho chrání při oznámení protiprávního jednání, například porušení pravidel zadávání veřejných zakázek. Organizace musí zajistit, aby oznamovatel nebyl izolován a aby dodavatel nezískal informace o jeho identitě.

Dotčenou osobou může být i poctivý dodavatel, který opakovaně prohrává v řízeních šitých na míru jinému. Transparentní zadávání podle zákona č. 134/2016 Sb. mu dává možnost námitek a přezkumu, a organizace by jeho podněty neměla vnímat jako obtěžování, ale jako signál o vlastním procesu.

Vyhodnocení a indikátory selhání

Indikátory selhání jsou stejný dodavatel deset a více let bez nových výběrových řízení, „rodinné“ vztahy, signály provizí, zadávací podmínky odpovídající jen jednomu dodavateli, neschopnost organizace bez dodavatele fungovat nebo ho posoudit a rozhodovatelé, kteří se účastní akcí a cest hrazených dodavatelem. Kombinace těchto signálů odpovídá stavu, který Pfeffer a Salancik (1978) popisují jako závislost, z níž organizace bez vnějšího zásahu nevystoupí.

Funkční řízení se naopak pozná podle toho, že organizace dokáže doložit, proč vybrala právě tohoto dodavatele, že má reálnou možnost odejít a že hodnocení dodavatele nevychází jen z informací, které dodal on sám (Williamson, 1985).

Meze a otevřené otázky

Dlouhodobý vztah s dodavatelem může být hodnotou, protože přináší znalost a spolehlivost; cílem není střídat kvůli střídání, ale zachovat schopnost srovnávat a odejít. Williamson (1985) ostatně ukazuje, že vztahy se specifickými investicemi bývají efektivní a že řešením je vhodné řízení vztahu, nikoli jeho vyhýbání. Malé organizace navíc nemají kapacitu na složité procesy.

Otevřené zůstává, jak řídit závislost na velkých technologických platformách, kde alternativy prakticky neexistují a kde dodavatel současně určuje, jaká data organizace o sobě vidí. Pojem zachycení byl kritizován za to, že se snadno užívá jako obecné obvinění bez důkazu mechanismu; Carpenter a Moss (2014) proto požadují, aby se tvrzení o zachycení opíralo o doložený vliv na konkrétní rozhodnutí.

Literatura

• Cain, D. M., Loewenstein, G., & Moore, D. A. (2005). The dirt on coming clean: Perverse effects of disclosing conflicts of interest. Journal of Legal Studies.
• Carpenter, D., & Moss, D. A. (Eds.). (2014). Preventing Regulatory Capture: Special Interest Influence and How to Limit It. Cambridge University Press.
• Cialdini, R. B. (1984). Influence: The Psychology of Persuasion. William Morrow.
• Dana, J., & Loewenstein, G. (2003). A social science perspective on gifts to physicians from industry. JAMA.
• Moore, D. A., & Loewenstein, G. (2004). Self-interest, automaticity, and the psychology of conflict of interest. Social Justice Research.
• National Institute of Standards and Technology (2022). Cybersecurity Supply Chain Risk Management Practices for Systems and Organizations (NIST SP 800-161 Rev. 1). U.S. Department of Commerce.
• Nickerson, R. S. (1998). Confirmation bias: A ubiquitous phenomenon in many guises. Review of General Psychology.
• Pfeffer, J., & Salancik, G. R. (1978). The External Control of Organizations: A Resource Dependence Perspective. Harper & Row.
• Stigler, G. J. (1971). The theory of economic regulation. Bell Journal of Economics and Management Science.
• Williamson, O. E. (1985). The Economic Institutions of Capitalism. Free Press.

Související

Sesterské kapitoly

• Prověřování kontraktorů – externí lidé uvnitř organizace.
• Politika střetu zájmů – vazby rozhodovatelů.
• Oddělení povinností – zadání, výběr a převzetí v různých rukou.
• Řízení přístupů s EA fokusem – přístupy dodavatelů do systémů.

Analýza a prověrka

• EA × Security: Supply Chain Narrative Attacks – dodavatelský řetězec jako vektor.
• EA × Due Diligence: Counterparty Information Manipulation – manipulace informacemi protistrany.
• Due diligence – prověrka protistrany.

Techniky

• EA-2.4.9 Curriculum Capture – dodavatel obsahu jako nositel agendy.